स्प्रेडशीट को PDF के रूप में भेजने से संख्याएँ हर डिवाइस पर पढ़ने लायक रहती हैं और कोई ग़लती से सेल नहीं बदल पाता।
चरण
- Excel से PDF टूल खोलें।
- अपनी .xlsx, .xls या CSV फ़ाइल जोड़ें।
- A4 या Letter काग़ज़ चुनें।
- बदलें दबाएँ और PDF डाउनलोड करें।
वर्कबुक की हर शीट एक साफ़ तालिका बन जाती है, और चौड़ी शीट लैंडस्केप पन्नों पर रखी जाती हैं।
क्या बचता है और क्या नहीं
- बचता है: टेक्स्ट, संख्याएँ, पंक्तियाँ और कॉलम, हर शीट क्रम से।
- शामिल नहीं: चार्ट, तस्वीरें और कंडीशनल रंग जैसी ख़ास फ़ॉर्मेटिंग।
अगर चार्ट ज़रूरी हैं, तो पहले उनका स्क्रीनशॉट लें या उन्हें तस्वीरों के रूप में एक्सपोर्ट करें, फिर तस्वीर से PDF टूल से जोड़ें और फ़ाइलों को PDF मिलाएँ से एक करें।
कटे हुए कॉलम से बचें
- बदलने से पहले उन कॉलम को छिपा दें जिनकी किसी को ज़रूरत नहीं।
- कॉलम के शीर्षक छोटे रखें।
- अगर किसी शीट में इतने कॉलम हैं कि एक पन्ने पर पढ़े नहीं जा सकते, तो उसे दो शीट में बाँट दें।
फ़ाइल छोटी रखें
लंबी स्प्रेडशीट कई पन्नों में बदल जाती है। अगर PDF ईमेल करना है, तो बाद में आकार घटाने के लिए PDF छोटा करें इस्तेमाल करें।
साझा करने से पहले
पहला और आख़िरी पन्ना जाँचें। सुनिश्चित करें कि कोई निजी कॉलम (जैसे फ़ोन नंबर या वेतन) शामिल न हो, क्योंकि PDF को आगे भेजना आसान होता है।